Activer le transfert automatique des emails vers une boîte partagée
Dans le cadre de la gestion des absences, notre équipe Sales peut activer une redirection automatique de leurs emails vers une boîte partagée (sales_R0@initial.fr ou sales_B1@initial.fr selon leur bulle) en utilisant des règles Outlook. Voici la procédure à suivre pour l'installation et l'activation de ces règles.
Étapes d'installation et d'activation
1. Télécharger l'archive ZIP
L'ensemble des règles et de la macro est fourni sous forme d'une archive ZIP. Vous pouvez la télécharger en suivant le lien lié à votre bulle :
- Transfert en cas d'absence pour la bulle Rose : ici
- Transfert en cas d'absence pour la bulle Bleue : ici
Une fois téléchargé, décompressez l’archive pour obtenir ces deux fichiers.
2. Importer les règles de transfert dans Outlook
- Ouvrez Outlook et accédez à l’onglet Fichier.
- Cliquez sur Gérer les alertes et règles.
- Vérifiez que vous appliquez bien ces règles sur la bonne boîte de réception.
- Cliquez sur Options puis sur Importer des règles.
- Sélectionnez le fichier .RWZ précédemment extrait et validez.
- Deux règles de transfert seront ajoutées :
- Transfert P1
- Transfert P2
Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
3. Importer la macro dans Outlook (VBA)
- Appuyez sur ALT + F11 pour ouvrir l'éditeur VBA.
- Dans l’éditeur VBA, cliquez sur Fichier > Importer un fichier.
- Sélectionnez le fichier .CLS et validez.
- Ce fichier s’ajoutera sous forme d’un module de classe.
- Double-cliquez sur ThisOutlookSession.
- Sélectionnez tout le contenu avec CTRL + A, puis copiez-le avec CTRL + C.
- Ajoutez un nouveau module via le bouton prévu à cet effet.
- Si le bouton n'est pas visible, activez le chevron.
- Collez la macro copiée dans ce module.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Vous pouvez maintenant supprimer le module de classe importé précédemment pour ne garder que le Module1.
4. Ajouter un bouton dans le ruban Outlook
Pour activer et désactiver les règles de transfert plus facilement, nous allons ajouter un bouton dédié dans l’interface Outlook.
- Ouvrez les options de personnalisation du ruban :
- Accédez à Fichier > Options > Personnaliser le ruban.
- Créez un nouvel onglet :
- Cliquez sur Nouveau groupe, puis renommez-le par exemple en Transfert Sales.
- Ajoutez la macro :
- Dans la liste des commandes, sélectionnez Macros.
- Choisissez la macro importée et ajoutez-la au nouvel onglet.
- Personnalisez l’affichage :
- Renommez le bouton pour un affichage plus clair.
- Ajoutez une icône si nécessaire.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
5. Tester l’activation et la désactivation du transfert
- Ouvrez Outlook et accédez à votre nouvel onglet Transfert Sales.
- Cliquez sur le bouton ajouté.
- Une fenêtre s’ouvre, vous demandant de choisir :
- Activer les règles.
- Désactiver les règles.
- Une confirmation apparaît après chaque action.
- Vous pouvez vérifier dans la gestion des règles si elles sont bien activées ou désactivées.
Besoin d'aide ?
Vous avez maintenant une solution simple et rapide pour gérer vos règles de transfert d’e-mails dans Outlook. Grâce à cette macro intégrée au ruban, vous pouvez en un clic activer ou désactiver le transfert selon vos besoins.
Si vous rencontrez des difficultés lors de l'installation ou de l'activation du transfert, n'hésitez pas à contacter l'équipe Marketing.